Privacy beleid

Privacy beleid
Scouting Anne Frank & Sint Nicolaas

INLEIDING
Per 1 mei 2018 zijn er nieuwe Europese regels in werking getreden betreft privacy. Deze regels zijn ook van toepassing op een vereniging als de onze, vandaar het opstellen van dit privacy beleid. Dit beleid zal worden besproken in de groepsraad waarna het zal worden toegevoegd aan onze website en het huishoudelijk regelement.

SCOUTING NEDERLAND
De voorwaarden die gelden voor Scouting Nederland voor de verwerking van persoonsgegevens zijn te vinden op: https://www.scouting.nl/privacy

SCOUTING ANNE FRANK & SINT NICOLAAS
Scouting Anne Frank & Sint Nicolaas bestaat uit een verenigings- en stichtingsstructuur. Dit privacy beleid is voor beide structuren van toepassing. IN EN

IN- EN UITSCHRIJFFORMULIER
Alle nieuwe leden ontvangen een inschrijfformulier waarin wij vragen naar gegevens zoals:
(Achter)naam, woonplaats, eventuele medische gegevens, adresgegevens, email, telefoonnummer en bankgegevens
Wij vragen deze gegevens voor het onderhouden van mailcontact, brieven per post, het kunnen bellen in geval van nood en het kunnen afschrijven van contributie, kampgeld, weekenden en uniform. Deze gegevens worden verwerkt in het online systeem van Scouting Nederland (SOL). Eenmaal ingeschreven blijft het inschrijfformulier tot het moment van uitschrijven bij de penningmeester. Uitschrijven kan per mail of mondeling waarna onze gegevensbeheerder en penningmeester de gegevens zullen verwijderen.
Eventuele wijzigingen van leden (verhuizing of afschrijving van ander rekeningnummer) worden enkel door de gegevensbeheerder uitgevoerd.

GEZONDHEIDSFORMULIER EN ACTIVITEITEN
Om voor ieder kind een zo veilig mogelijk omgeving te creëren is het belangrijk om op de hoogte te zijn van eventuele medische gegevens. Deze worden ieder jaar voor kamp opnieuw opgevraagd bij de ouders om ook op de hoogte te zijn van eventuele wijzigingen. Na ieder kamp worden de formulieren vernietigd. Het aanmelden van leden voor bijzondere activiteiten zoals weekenden weg en het zomerkamp doen ouders per mail of mondeling. De leiding bewaard op de computer een lijst met de namen van de kinderen met de status betreft de aanmelding. Persoonsgegevens worden hierbij niet geregistreerd.

FINANCIËLE GEGEVENS
Alle betalingen tussen leden en de vereniging vindt plaats via automatische incasso’s. Deze gegevens worden op het inschrijfformulier opgevraagd. Er zijn twee gegevensbeheerders bij onze vereniging die verantwoordelijk zijn voor de inschrijving. Zij moeten in het online systeem van Scouting Nederland eenmalig deze gegevens invoeren waarna onze penningmeester een koppeling kan maken voor de automatische incasso’s betreft de contributie. Voor iedere andere activiteit (weekenden & kamp) vragen wij nog een extra handtekening voor toestemming van de incasso. De penningmeester is de enige die een incasso kan innen, wat alleen aan de orde is bij een handtekening van de desbetreffende ouder. Voor het uniform kunnen ouders terecht bij onze online webshop op onze website. Ouders betalen dan zelf via Ideal.

BEELDMATERIAAL
Om onze leden, ouders en leiding ook later nog te kunnen laten genieten van de mooie momenten nemen wij foto’s en video’s op tijdens kampen, draaiavonden en weekenden. Ook gebruiken wij foto’s en video’s ter promotie van onze vereniging en om ouders via Facebook in een besloten groep een inkijkje te geven in onze activiteiten met hun kinderen. Ouders kunnen mondeling of per mail ervoor kiezen om hun kind niet op de foto te willen. Middels het inschrijfformulier worden zij verwezen naar het privacy beleid op onze website.

COMMUNICATIE
Het privacy beleid van Scouting Anne Frank en Sint Nicolaas is terug te vinden via http://www.scouting- ijsselstein.nl. Ook kunnen ouders, leden en leiding via één van de bestuursleden toegang krijgen tot het huishoudelijk regelement dat aanwezig is in het gebouw. Dit kunnen zij bij de leiding aanvragen.